Brukergruppen for gassisolerte koblingsanlegg

1 Retur av gass direkte fra lager

Spørsmål:
"Vi har returnert 6,6 kg fra lager (to flasker som var nesten tomme), men databasen gir ikke anledning til å returnere fra lager. Dermed får vi for stort lagerinnhold (6,6 kg for mye) og et negativt utslipp på 6,6 kg. Hvordan kan vi rette opp i dette?"

Svar:
"Det er helt klart en svakhet med programmet at man ikke kan registrere retur fra lager på en ordentlig måte, og dette bør man absolutt ta med hvis det blir aktuelt å investere i en oppgradering av programvaren.
Inntil videre foreslår jeg at vi gjør det på følgende måte:
I tillegg til å legge inn 6,6 kg under "RETUR", registrér også 6,6 kg som "PÅFYLLING". (Både årsak til utslipp og utslippspunkt kan settes til "ANNET".) Da vil både lagerbeholdning og utslipp bli korrekt. Dette blir det samme som om du først fylte de 6,6 kiloene på anlegget og deretter tappet dem av for å levere til retur."

2 Overføring av ansvaret for rapportering til ny person

Spørsmål:
"Er det noe spesielt man må huske på når ansvaret for rapportering skal overføres til en ny person i firmaet?"

Svar:
I løpet av det siste året har det kommet en del nye kontaktpersoner inn i Brukergruppen, og dette er meget hyggelig. Når man utnevner nye personer til å være ansvarlige for SF₆-rapporteringen, er det derimot viktig at disse får overlevert eller blir gitt tilgang til databasen der all informasjon om anleggene ligger, og der data om innkjøp, påfylling og retur av gass blir lagret når man registrerer dette i rapporteringsprogrammet. Filen der alle data ligger lagret heter 'sf6base2000.mdb', og ligger som oftest i samme katalog som der man installerte programvaren (f.eks. C:\Program Files\SF₆). Det kan også være fornuftig å ta sikkerhetskopi av denne filen med jevne mellomrom.

3 Reduksjon av lagerbeholdning ved påfylling på grunn av smålekkasjer

Spørsmål:
"Jeg har ikke funnet noe sted i databasen å føre inn gass tatt ut fra lager. Blir lagerbeholdning automatisk oppdatert når man registrerer en lekkasje?"

Svar:
Programmet er laget slik at påfylling = lekkasje. Dette vil jo stemme i alle fall over tid. Når man registrerer en påfylling vil lagerbeholdning automatisk bli redusert med samme mengde, og denne mengden vil også komme fram som "lekkasje" i rapporten. Mengde gass i komponenten vil ikke bli økt, siden man går ut fra at omtrent samme mengde som ble fylt på har lekket ut.

4 Utskiftning av gass

Spørsmål:
"Hvordan håndterer man utskiftning av gass i regnskapsprogrammet (hvis man f.eks. tapper av 10 kg for retur og fyller på med samme mengde)? Dette er jo strengt tatt ikke et utslipp"

Svar:
Prinsippet om at påfylling = lekkasje passer dårlig for slike tilfeller. For at sluttsummen skal blir korrekt må man registrere samme mengde under både påfylling og retur (10 kg i retur utligner 10 kg i påfylling, slik at totalt utslipp blir 0), men en finner ikke passende alternativer for f.eks. "Utslippspunkt" og "Årsak til utslipp". Inntil videre får man registrere både utslippspunkt og årsak til utslipp som "Annet" og notere hva som faktisk er gjort i e-posten man sender rapporten med. Så får dette bli (enda) et punkt som bør være med ved en eventuell oppgradering av programvaren.

5 Nye anlegg og gassregnskap

Spørsmål:
Når man kjøper nye anlegg (med gass). Skal dette føres under "innkjøp" i gassregnskapet?

Svar:
Nei, det er tilstrekkelig å legge til det nye anlegget under Registreringer -> Dataregistrering -> Anlegg. "Innkjøp" er ment for gass som kjøpes på flasker for lager, og mengden ført opp under "Innkjøp" vil automatisk føre til en økning av mengde gass på lager i regnskapet.