|
| Ill:Løvens |
Forskerne mener at mens byråkratiet tidligere var en organisasjonsform, er det nå blitt en arbeidsform. Vi er blitt totalt avhengig av elektronisk baserte informasjons- og kommunikasjonssystemer, og vi utveksler og åpner for informasjon på alle områder.
-IKT-systemer bidrar for eksempel i sterk grad til rapportering siden noen må ”fôre dyret” og fylle inn data hvis systemene skal være interessante, sier Torvatn.
Større organisasjoner har både formelle systemer (offentlige databaser) og verktøy for ordrestyring og kundebehandling. I tillegg har vi fått e-postsystemet som er uformelt, i den betydning at her spørres det om alt mulig, og evnen til å sende informasjon og spørsmål i hytt og pine er stor.
Kodifisering
Kunnskap som tidligere bare fantes hos èn eller et fåtall individer i en organisasjon, blir nå skrevet ned og registrert i store informasjonssystemer. I tillegg gies kunnskapen ofte en verdi (tall) i informasjonssystemet så andre kan gjøre analyser basert på tallene.
- Kodifisering er en nøkkelaktivitet for å kunne hyperbyråkratisere, videreutvikle og raffinere informasjon for å møte kundekrav, sier Torvatn. - Et hyperbyråkrati innføres nemlig ofte først og fremst på vegne av andre og ikke fordi egen organisasjon ser et behov.
Legen som fører elektronisk journal på pasienten, kunne likså godt skrevet det på en papirblokk om det bare handlet om de to. Relasjonen lege-pasient bedres ikke ved å skrive inn informasjon på en pc. Men med tanke på et sykehus eller en behandler et annet sted, vil elektronisk informasjon være lettere å videresende og ta over.
Et forhold som kompliserer informasjonsflyt til mange, er de ulike systemene. Om en sjømann kommer til skade på et skip, skal det skrives skaderapport og gies informasjon til forsikringsselskaper, rederi, myndigheter i flaggstat og myndigheter i området der det skjer – alle med egne systemer og databaser.
- Bare i Norge har vi funnet 12-14 databaser med informasjon om skadde sjøfolk, sier Torvatn. – Flere av disse vil kreve rapport.
Papirarbeid offshore
Kollega Gunnar M. Lamvik har tatt for seg papirarbeid til ledere i offshorebransjen. Basert på en undersøkelse av arbeidsdagen til 180-190 offshoreledere i et norsk oljeselskap, viser at samtlige ledere opplever ”kontortrykket” som veldig høyt. Årsakene til at timene på kontoret blir mange, blir forklart med møter, rapportskriving, og dokumentering av ulike parameter.
Noen år tidligere hadde forskerne gjort en sammenligning av arbeidspraksis i oljeindustrien i Nordsjøen og i Sørøst-Asia. Her ble det avslørt at sikkerhetsnivået i offshoreoperasjonene i for eksempel Malaysia, var bedre enn i Nordsjøen. Én viktig forskjell mellom regionene var at norske ledere hadde svært mye av arbeidsdagen sin bundet opp i møter og kontorarbeid, mens kolleger i Sørøst-Asia i langt større grad hadde rom til driftsnær ledelse.
I følge
{DynamicContent:Ansatt link}ga alle lederne i den ferske undersøkelsen, uttrykk for at de ønsket mer tid ut av kontoret.- Nærmere 60 prosent av lederne så helt tydelig e-post som et viktig hinder mot å komme seg ut i felten, forteller Lamvik. - Flere påpekte også at e-post i stadig større grad fikk preg av å bli en formell rapporteringskanal. Saksbehandling på denne kanalen ble trukket fram som uheldig. Ledelsen i oljeselskapet ønsker altså at offshorelederne skal være mer tilstede ute i operasjonen og har et mål om fire timer ute per dag, men det kan det se ut som papirarbeidet legger et hinder for dette.
Positivt og negativt
Torvatn tror hyperbyråkratiet er kommet for å bli. Vi dynges ned av informasjon, men det er vanskelig å forestille seg at vi noen gang vil gå tilbake til slik vi hadde det før. Planer og kartlegging sørger for bedre arbeidsmiljø, og folk flest ønsker at offentlige instanser skal kunne legge fram åpen informasjon.
- Samtidig som vi kan forbanne hyperbyråkratiet fordi det stjeler av tiden vår og aktivitetene som utgjør kjernen i yrket vårt, er vi gjerne tilhengere av byråkratiet når det kommer til andres orden og systemer sier Torvatn.
Bevisst
Med de store datamengdene vi omgir oss med, vil søk og søketeknologi bli ekstremt viktig framover. I tillegg mener forskeren at altfor mange mennesker spør om mye som de aldri bruker, og at vi må få et mer bevisst skille mellom ”nice to know” og ”need to know”. Vi må også slutte å innføre et system ukritisk uten å spørre: Hva skal dette brukes til? Når? For hvem?
Data som aldri blir analysert, er bortkastet ifølge Torvatn. – Slike data fungerer også negativt fordi vi har brukt tid og krefter på å samle dem inn. Vi må bli mye mer bevisste på viktigheten av analyse og tilbakemelding når vi krever rapporter, avslutter han.
Tekst: Åse Dragland.
