Horten kommune hadde beregnet at det gikk med ca. tre årsverk til å planlegge oppdrag og lage arbeidslister i hjemmetjenesten.
Ledelsen så derfor etter verktøy som kunne redusere tidsbruken på arbeidet. Kommunen mente også at en effektivisering ville kunne spare betydelige beløp og tilby bedre tjenester til brukerne. Kommunen formulerte en rekke krav som et nytt verktøy måtte oppfylle, og valgte deretter å inngå samarbeid med SPIDERSolutions AS.
– SPIDER er utviklet for trafikkoptimering og effektive kjøreruter og ikke for å brukes i hjemmetjenesten, sier Lisbet Grut ved SINTEF.
–Det knyttet seg derfor stor spenning til om de ville lykkes med prosjektet. Men kommunen har allerede sett klare gevinster rundt kvalitet, og forventer også økonomisk gevinst om de lykkes med innovasjonsprosessen som pågår nå.
Horten først ute
Ingen norske kommunale helse -og velferdstjenester hadde prøvd et slikt verktøy i tjenesten før Horten kommune gikk i gang. Dermed var det ingen å støtte seg til og ingen å lære av, og de teknologiske utfordringene i prosjektet vært store.
Horten kommune knyttet til seg SINTEF og Høgskolen i Sørøst-Norge som forskningspartnere.
– Oppgavene i kommunale hjemmetjenester er mye mer komplekse enn i andre virksomheter som bruker SPIDER, forteller Grut. – Det skjer hele tiden endringer i tjenesten, pasientene har mange ulike behov, og behovene varierer hele tiden.
– Ansatte går i turnus og det er til tider få fagpersoner på jobb, spesielt i helger og ferier. I tillegg er det viktig å koble riktig kompetanse til riktig oppgave siden mange pasienter har behov som krever spesiell kompetanse. Alt dette måtte vi ta hensyn til i utviklingen av verktøyet.
Testet i ordinær drift
Prosjektet har vært en blanding av teknologisk- og tjenesteinnovasjon, ifølge forskeren:
– Verktøyet var ikke tilpasset hjemmebaserte tjenester, derfor var det mye spenning og engstelse rundt om prosjektet ville lykkes. Man har hele tiden gått skrittvis fram og gjort gjentatte tester i ordinær drift. Hver test har blitt vurdert og diskutert før det har blitt tatt en beslutning om hvordan man skulle gå videre.
Forskerne har vært aktive deltakere i prosessene som har gått. De har gitt tilbakemeldinger underveis og diskutert med aktører i prosjektet
Veien videre
Kommunen ser allerede klare gevinster av å bruke verktøyet i planleggingen – særlig på bedre kvalitet og mer forutsigbarhet i tjenesten. Horten forventer også økonomiske innsparinger knyttet til kjøring mellom oppdrag og tid som brukes til å planlegge arbeidslister.
Hjemmetjenesten har mange tiltak i gang for å utnytte SPIDER videre, og det jobbes intenst med å få fram ytterligere gevinster.
– Erfaringene fra arbeidet vil nå gå videre i prosjektet OPTET – Optimeringsteknologi i hjemmebaserte tjenester, opplyser Lisbet Grut.
De fire kommunene Bergen, Porsgrunn, Sandefjord og Horten deltar i prosjektet som skal se på hvordan SPIDER kan videreutvikles til et verktøy for strategisk planlegging av kommunale helse- og velferdstjenester. Her vil det dreie seg om å definere krav til et helhetlig IKT-system for kommunen der optimeringsverktøyet SPIDER vil inngå som en del av systemet.
