Lean startet som et pilotprosjekt i tre enheter i 2011. En viktig driver for prosjektet var økende arbeidsledighet og fallende skatteinntekter som følge av virkningen av finanskrisen i 2008/2009, i en kommune preget av et nokså ensrettet og konjunkturutsatt næringsliv.
Bakgrunnen for samarbeidet var antakelsen om at det var mulig å overføre kompetansen fra industrien til å effektivisere driftsoppgaver i kommunen. I pilotprosjektene ble det etablert et tett samarbeid mellom industrimiljøet i industriklynga og de tre enhetene, med utveksling av erfaring fra FoU-enheten og dialog med enkeltbedrifter.
I dag er Lean en del av Vestre Totens vedtatte virksomhetsstrategi, som beviselig har skapt resultater. Gjennom arbeidet med å effektivisere driften i kommunens ulike enheter har kommunene avslørt tidstyver som tilsvarer 33 årsverk. 21,5 av dem er gevinsten realisert. Det vil si at kommunene kan dokumentere at den sparte arbeidstiden nå er satt inn i andre aktiviteter som bidrar til høyere kvalitet eller kapasitet.
Lean: Fra bilindustrien til kommuneorganisasjonen på Raufoss
– Vi har svært gode resultater og ser at Lean lett kan overføres fra bilindustrien og tilpasses kommunen. Målet er bedre og mer effektive tjenester for innbyggerne, med mer fornøyde ansatte.
Leder for Vestre Totens utviklingsavdeling, Kari Bjørnerud Børthus
Per april 2016 jobbet 33 av kommunens totalt cirka 70 enheter etter Lean-prinsippene. Siden mange bemanningstunge enheter har blitt involvert i arbeidsmetoden, arbeider nå vel 50% av organisasjonens ansatte etter Lean-prinsippene. Kommunen er nå inne i en fase der de forventer at takten på oppstart av opplæring i nye enheter kan økes, som følge av målrettede støttetiltak for at enhetene skal mestre å ta over forbedringsarbeidet raskere i egen regi.
Flere kommuner ser til Vestre Toten for inspirasjon
– Kompetansen vi har tilegnet oss med erfaringer fra mange tjenesteområder har skapt nysgjerrighet og spredning til andre kommuner. Dette har gitt oss et omdømme som foregangskommune på Lean i offentlig sektor. Andre kommuner i Norge viser fortsatt stor interesse for forbedringsarbeidet vårt. Til sammen over 70 kommuner har villet høre om dette, enten ved at de har besøkt oss eller invitert oss til sin kommune. Gjesdal, Sola, Lindås og Larvik er eksempler på kommuner vi har gjestet i løpet av det siste året. Vi er gjestfrie når andre søker inspirasjon, og vi lærer av slike treff. Vi har også interesse av å bidra til spredning av Lean i offentlig sektor.
Vestre Toten kommune i statusrapport for kommunens arbeid med Lean
I 2015 ble det etablert en ny samarbeidsavtale mellom Veste Toten kommune og SINTEF Raufoss Manufacturing. Bakgrunnen var forespørsler fra kommuner som ønsket å adoptere hele eller deler av Vestre Toten kommunes Lean-modell (VTK-modellen). Eksterne oppdrag har omhandlet full implementering av VTK-modellen i Harstad og i Narvik kommuner. Det er også levert et oppdrag for Molde kommune på en modell for gevinstrealisering.
Årets innovasjonsmiljø
I 2014 vant SINTEF Raufoss Manufacturing og vertskommunen Vestre Toten kommune prisen for Årets innovasjonsmiljø i forbindelse med Signalkonferansen i regi av Innovasjon Norge. Bakgrunnen for prisen var et langsiktig, målrettet samarbeid om felles utfordringer innenfor innovasjon og verdiskaping. I begrunnelsen for prisen heter det blant annet at samarbeidet mellom næringsklyngen og vertskommunen har hatt en betydelig effekt for enkeltbedrifter og for hele det industrielle miljøet i regionen. Bedriftene i miljøet er i en krevende og konkurranseutsatt næring, og samarbeidet har vært avgjørende for at de har kunnet bevare og forsterke sin konkurranseposisjon.
– Da vi startet omstillingsprosessen i 2010 søkte vi et kompetent miljø og fant det hos Sverre Narvesen og gjengen. Prisen viser at det er smart å ta kompetanse fra det private inn i det offentlige.
Odfører i Vestre Toten kommune, Leif Waarum
