Millionbesparelser med sykepleiere og leger som it-bestillere

Ofte oppfatter leger og sykepleiere at ny teknologi og organisasjonsendringer innføres

over hodet på dem. Det ville Oslo kommune  unngå når de i 2012 ble pålagt å opprette kommunale akutte døgnplasser (KAD) for å avlaste sykehusene.

– Vi trengte hjelp til å finne en teknisk løsning og gode måter å organisere dette på for å overholde målet om maks tre døgn med innleggelse, sier prosjektleder Marit Røed Halvorsen fra Helseetaten i Oslo kommune. Vi skulle oppfylle ambisiøse mål, og startet med blanke ark.

Kommunen tok kontakt med SINTEF og sammen søkte de om midler til et forsknings- og innovasjonsprosjekt. Prosjektet SamKAD (Samhandling og oppgavestøtte Kommunal Akutt Døgnenhet) startet i 2014.

Forskerne utarbeidet en løsning som involverte brukerne av teknologien. Tre sykepleiere og en lege har jobbet deltid med teknologiløsningen og tilpasninger mot klinisk drift. De har også lært opp andre ansatte.

Har spart millioner

Målet med prosjektet var å se på hvordan organisasjon og rutiner kunne bli bedre ved bruk av nye og innovative teknologiske løsninger som bidro til at pasientforløpet kunne bedres.

Brukerundersøkelser viser at både ansatte og pasienter er godt fornøyde med resultatet. Også tallene for driftseffektivitet er positive: Mellom 2014 til 2016 var det en reduksjon på 20 prosent i personalkostnader per pasient på KAD.

– Fra 2015 til 2016 har enheten hatt en effektivitetsforbedring på ca. 3,7 millioner kroner. Denne effektivitetsforbedringen mener vi skyldes den digitale samhandlingsløsningen IMATIS, sammen med organisasjonsendringene. I tillegg kommer også en viss stordriftsfordel og erfaring med drift av KAD, sier SINTEF-forsker Tarald Rohde, som har sett på lønnsomheten i prosjektet. Verdien av bedre pasientsikkerhet og riktigere pasientbehandling kommer i tillegg.

Får informasjon i sanntid

Selskapet Imatis AS har levert teknologien. 

– Før hadde vi et lite oppdatert og dårlig journalsystem. Nå legges all informasjon inn i en digital arbeidsflate slik at alle til enhver tid kan vite hva som skjer i sanntid. Når vi får rundt 20-25 nye pasienter inn hver dag, og like mange skrives ut, kreves det god informasjon og effektive arbeidsverktøy, forteller Halvorsen.

Systemet er utviklet slik at informasjon knyttet til pasientforløpet er tilgjengelig for både leger, sykepleiere og hjelpepleiere på ulike arbeidsflater som mobiltelefon, iPad, PC’ og storskjermer. Dette gjelder også for servicefunksjoner som renhold og matbestilling som er eksterne leverandører av tjenestene.

Løsningen har ført til effektivisering av vaktskifter, morgenmøter, visitt og previsitt. Slik kan de ansatte konsentrere seg om viktige arbeidsoppgaver og god pasientsikkerhet.

– For oss er det viktig å kunne tilby en løsning som er tilstrekkelig fleksibel. Den kan benyttes av flere kunder både nasjonalt og internasjonalt fordi den kan tilpasses lokale oppsett og behov, sier Morten Andresen, daglig leder i Imatis.

–  Forstå behovene til de ansatte

–  Hva er viktig ved innføring av ny teknologi i helsesektoren?
–  Det handler om å forstå behovene til de ansatte og se dette i sammenheng med behovet til pasientene. Mange tror jobben er gjort ved å bestille teknologien, men det kreves kontinuerlig innovasjon. Teknologien må jobbes med og tilpasses underveis, sier forsker Dag Ausen som har ledet SINTEFs arbeid med prosjektet.

Det helt spesielle med prosjektet er at de ansatte selv har vært involvert i å innføre den digitale teknologiløsningen. Prosjektleder Halvorsen, som selv er utdannet sykepleier, har ikke hørt at dette har skjedd tidligere i Norge.

–  Det er vi brukerne som har designet systemet og utviklet det underveis. Med opplæring fra leverandøren har vi lært å konfigurere og lage app-løsninger; det er store resultater vi har fått til, sier Halvorsen stolt.

De ansatte klarte blant annet å finne en løsning på problemet med dårlig kommunikasjon med bydelene, basert på standarder for funksjonsvurdering av pasientens behov for omsorgstjenester etter utskrivelse. Det første året ble pasienter liggende utover tre døgn, og ikke uvanlig satt de ansatte flere timer i telefon med saksbehandlere i bydelene for å avklare oppfølging etter utskrivelse fra KAD.

– Gevinsten må jobbes fram

Ausen mener samarbeidet mellom forskning, kommunen og leverandøren av den tekniske løsningen har vært unik. Og at prosjektet viser verdien og kraften av å innføre digitale løsninger sammen med endring av organisasjon og arbeidsprosesser.

–  Når en kjøper en IKT-løsning fører det ikke automatisk til bedre og mer effektive tjenester, gevinstene må jobbes fram. Det er opp til organisasjonen å ta i bruk verktøykassa teknologien tilbyr.
–  Et så godt resultat som vi ser fra KAD i Oslo er heller ikke noe en kan forske seg fram til på forhånd. Det har vært et følgeprosjekt hvor vi har dokumentert behov for endringer og gjort tilpasninger underveis, fortsetter Ausen.

Rohde har også en annen forklaring på suksessen:
–  Jeg har vært borti flere eksempler der tekniske systemer nærmest blir påtvunget de ansatte. Legene i SamKAD var ikke positive i begynnelsen før de forsto hvor tidsbesparende det var for dem. Dersom de tekniske løsningene oppfattes som et positivt bidrag i arbeidet så blir de brukt.