Hjemmekontor som følge av koronautbruddet og påfølgende smitteverntiltak har skapt utfordringer for tradisjonell onboarding av nyansatte. Men onboarding i virtuelle team, eller på godt norsk, å ta imot nye medarbeidere i virtuelle team, er ikke noe nytt.
– Mange bedrifter har lang erfaring med dette, for eksempel innen globalt og virtuelt arbeid og it- prosjekter hvor alle jobber fra forskjellige steder. Det finnes også forskningsbaserte råd innenfor problematikken. Onboarding i virtuelle team krever imidlertid mer struktur og tettere oppfølging enn det som ofte er nødvendig i samlokaliserte team, sier Nils Brede Moe i SINTEF.
Dette er onboarding:
Onboarding eller organisasjonssosialisering, er en prosess som hjelper nykommere til å bli integrerte medlemmer av en ny organisasjon. Eksempler på personer som onboardes kan være nyansatte som skal inn i en virksomhet, en person som skal bytte jobb internt i en organisasjon eller en konsulent som skal inn i et prosjekt hos en kunde. Alle skal integreres inn i en ny virksomhet.
Dette gjelder altså både nye som skal starte i en bedrift eller noen som skal inn på et nytt prosjekt eller en ny del av en virksomhet. Som en del av onboarding-prosessen lærer nye medlemmer kunnskapen, ferdighetene og atferden de trenger for å lykkes og være produktive i arbeidet sitt.
Jo raskere en nyansatt onboardes jo raskere kan denne personen bidra produktivt i den nye bedriften. Den nyansatte vil også oppleve mestring fortere som igjen øker motivasjon og trivselen på jobben. Kilde: SINTEF
Dyrt å utsette
Moe har lenge forsket på hvordan vi jobber sammen i teknologibedrifter, ved hjelp av selvstyrte team og ikke minst med prosjekter som krever at vi ikke sitter fysisk sammen.
Han mener det ikke er noen grunn til å utsette det han kaller onboarding:
Mange prosjekter og bedrifter kvier seg for dette, noe som igjen medfører at viktige initiativer ikke starter opp, at folk ikke kommer ut i arbeid, eller at bedriftene ikke klarer å flytte ressurser over til nye viktige områder. I stedet for å ansette, begynner bedrifter å kutte ned og den totale verdiskapningen reduseres.
– Nå får vi stadig meldinger om utsatte eller avlyste prosjekter som kan være av stor samfunnsmessig eller forretningsmessig betydning hos de vi samarbeider med, sier Moe.
Hans råd er at bedriftene må kaste seg ut i det og finne nye måter å gjennomføre nyansettelser på og komme i gang med prosjektene.
– Det viktige spørsmålet er hvordan bedrifter best kan onboarde og sosialisere nyansatte inn i virtuelle team som ikke sitter fysisk sammen, sier han.
Å gjøre det unormale normalt
Det nye teammedlemmet trenger innføring i teamets daglige rutiner og normal praksis, hvor hun kan finne informasjon, hvem man må spørre for å få informasjonen, og kunnskap om de beste virkemidlene for å tilegne seg den. Det er også viktig å få en innføring i organisasjonskulturen og normene på arbeidsplassen: Hvordan hun skal jobbe og sosialt samhandle med teamet, og hvordan hun skal lykkes i sin rolle og vokse i organisasjonen.
– Vi har studert onboarding i virtuelle team. Basert på våre resultater vil vi foreslå hvordan onboarding kan gjøres i dagens situasjon. Vi benyttet en velkjent modell fra Talya N. Bauer i forskningen vår, sier Moe.
Om forskningsprosjektene:
A-team er et kompetanseprosjekt på autonome team. Prosjektet ledes av SINTEF med partnere Kantega, Knowit, Sbanken, Storebrand og NTNU. Prosjektet er støttet av Norges forskningsråd. A-team skal finne smartere måter å jobbe på for å styrke norsk konkurransekraft i en verden preget av økt behov for digitalisering, økt globalisering og disruptive hendelser.
10xTeams er et innovasjonsprosjekt som tar frem en ny storskala metode for programvareinnovasjon i autonome team. Prosjektet ledes av Iterate med partnere SINTEF, Zedge og SpareBank 1 Utvikling. 10xteams skal blant annet ta frem praksiser og metodikk for koordinering av team i komplekse nettverk, og modeller for å støtte ekstremt høy individuell autonomi.
Flere av resultatene i prosjektene er publiserte. Her finner du en oversikt. https://www.researchgate.net/project/Autonomous-teams-A-team
Her er forskernes seks råd til bedrifter som skal ansette i koronaens tid:
Under rekruttering
– Rekruttering er mer enn en gjennomgang av CV-er og intervjuer for å sjekke kompetanse og egnethet. Like viktig er det å gi god informasjon om jobben som skal gjøres. Målet er å treffe blink på forventingene.
- Tips: Teamet som skal ta imot den/de nye må være aktivt med i onboardingsprosesser ved å delta i rekrutteringen. Teammedlemmer som er med på rekrutteringen er mye mer positivt innstilt til onboardingen. Når et team kan påvirke hvem som ansettes, styrkes også temaets autonomi. Det er lurt om teamets leder, teknisk ansvarlig og produkteier deltar i prosessen.
Gi nok informasjon
Lag et introduksjonsprogram som hjelper nye ansatte med å forstå de mest kritiske aspektene ved den nye jobben og virksomheten. Denne bør også si litt om bedriftskultur og verdier. En næring som banksektoren er for eksempel en svært regulert næring. Da blir det viktig å lære ansatte juridiske og regulatoriske regler og forskrifter.
- Tips: Gi grundig innføring i hva virksomheten gjør og tekniske løsninger. Kom i gang med å løse reelle oppgaver så fort som mulig. Nykommeren må ikke sitte lenge på skolebenken, derfor bør oppgaver løses sammen med andre i starten.
– Gi en god innføring i hvor man finner de ulike ressurser på nettet og hvilke folk som er nøkkelressurser.
Lag et støtteverktøy
Dette bør bestå av en nedskrevet plan: et formelt dokument med tidslinjer, mål, ansvar og støtteressurser for hver nyansatt. Planen er viktig for å bidra til forventningsavklaring og tilgang til ressurser som kan hjelpe. Det er fornuftig med gode sjekklister som en del av slike planer.
- Tips: Alle i det virtuelle teamet samt nøkkelpersoner må kjenne til planen. Beskriv også det praktiske med tilganger, sikkerhet, taushetserklæring, og bruk av utstyr – og hvordan utstyr som pc og telefon skal overleveres i en virtuell organisasjon.
Snakk sammen og gi tilbakemeldinger
Nyansatte trenger kontinuerlig tilbakemelding og veiledning for å forstå sin rolle. Under selve onboardingen er dette et delt ansvar; nykommeren må aktivt søke tilbakemelding, og leder må gi tilbakemelding jevnlig.
- Tips: Bruk video én til én – med mentor, teamleader og gjerne fra flere i teamet. Teamet bør snakke ofte sammen, gjerne daglig, og reflektere over erfaringene i starten. Målet er å avdekke hva som fungerer og ikke, samt skape tillitt i teamet. Når den nyansatte føler trygghet vil hun lettere stille spørsmål som er viktig for raske avklaringer. Vær oppmerksom på at gode verktøy for virtuelle møter er helt nødvendig.
– Det er også smart å ha et system for å vise hva alle jobber med til enhver tid, hvorfor de gjør det, og når de har tid til å snakke om når de gjør ting.
Øv sammen!
Tren på både faglige oppgaver og oppgaver som har med samarbeid og kommunikasjon å gjøre avhengig av den ansattes evne til å takle kravene til jobben. Det er fornuftig å ha tilgang på en egen liste over gode verktøy for virtuell trening.
- Tips: Trening må gjøres jevnlig. For IT-bransjen spesielt bør man bruke effektive treningsmetoder som fungerer når man ikke sitter sammen, som for eksempel; parprogrammering, Mob programmering, Coding Dojo og Code review. I etterkant av en treningsøkt er det lurt å oppsummere hva som fungerte og ikke.
Coaching og støtte er viktig
Å ha et godt mentorprogram ser ut til å være en av de viktigste for virtuelle nyansettelser. I en studie der forskerne så på effekten av en mentor i virtuelle team i en periode på 12 uker, ga mentor stort utslag etter 5 uker. (Onboarding in Open Source Projects, 2014 , Fagerholm, Guinea, Borenstein, Münch)
De nyansatte med mentor var fem ganger så aktive som de uten mentor. For å få utbytte av ordningen bør den altså ikke avsluttes for tidlig. Det lønner seg også økonomisk: Forskerne har gjort funn som tyder på at en vanlig opplæringskurve for en nyansatt kan vare opp til 2 år. Bruk av mentor kan redusere tiden det tar å bli produktiv.
Et annet viktig funn er at de nye må ha hyppig uformell kommunikasjon med de andre i prosjektet. Dette øker tilliten, som igjen gjør det enklere for de nye å ta dirkete kontakt med de erfarne i teamet.
Tips: En mentor må være en sentral person i teamet og kjenne det tekniske godt. Ikke velg en mentor fordi denne personen er den som har ledig tid. Samtidig må mentoren må ha god nok tid til tett digital oppfølging både gjennom hyppige en til en samtaler på video og bruk av melding i Slack, Yammer eller tilsvarende uformell kommmunikajonskanal.
Ved onboarding i virtuelle team er det også viktig at de nyansatte har mulighet til å snakke med andre i samme situasjon. Hvis det er for eksempel er flere nyansatte som rekrutteres samtidig (enten ny inn i bedriften eller gjennom et konsulentselskap) bør disse da ha et eget nettverk hvor de kan møtes for å diskutere og dele erfaringer.
Slik forbereder norske bedrifter onboarding akkurat nå:
I Storebrand står ikke nyansettelsene på vent, selv om hjemmekontor nå er den nye standarden.
– Vi skal ta imot 15 nye medarbeidere første april. Det må vi nå gjøre på en litt annen måte. De møter første dag en og en på vårt kontor på Lysaker for å få pc og adgangskort. Deretter skjer det meste virtuelt, sier Live Leer, ansvarlig for læring og ledelse i Storebrand.
Det er slutt på å jobbe tett sammen også i Storebrand. Bildet er tatt før alle fikk hjemmekontor. Foto: Brandl/Storebrand
Hun mener at en virtuell onboarding krever mer struktur nå enn til daglig.
– Det viktige i en onboarding-prosess er at du raskt føler eierskap, stolthet og tilhørighet. De som ansettes skal føle at de har gjort et godt valg og at de blir godt ivaretatt selv om vi nå ikke møtes fysisk, sier hun.
Storebrand har løst utfordringen med å lage et digitalt opplegg for nykommerne, Smart Start april 2020. Det består av tre viktige punkter:
- Å bli kjent med selskapet. Strategi, formål og hvorfor vi gjør det vi gjør i Storebrand.
- Å blir kjent med systemene slik at de blir fort selvhjulpne. Det er systemene som de andre du skal jobbe med bruker, derfor er det viktig at du fort kan det.
- Å komme i gang med læring og utvikling. Bli kjent med læringsfilosofien våre, at man tar læringa gjennom den jobben man gjør.
– Det er viktig at de som nå skal starte, møter folk fra hele organisasjonen, ikke bare eget team, men folk fra forskjellige områder. Og at man har systemer som gjør at de nyansatte også kan danne nettverk og dele erfaringer, mener Live Leer.
Fra før har selskapet lagt opp til en del obligatoriske kurs som er tilgjengelig på nett, med temaer som hvitvasking og antikorrupsjon, etikk og andre kurs.
– Vi vet ikke helt hvordan dette går når vi nå skal ta imot nye folk virtuelt, fordi dette er helt nytt for oss. Derfor må vi være ydmyke. Vi må teste ut dette, måle det og så lære, slik at vi kan endre opplegget hvis det er nødvendig. Den nyansatte må følges opp tett og tilbakemeldingen blir viktig, sier hun og legger til:
– People (konsernområde HR), følger opp tett, i tillegg til at lederen til den enkelte selvfølgelig også følger opp tett digitalt. I Storebrand jobbes det også med lederne for å inkludere dem i prosessen og sørge for at alle følger opp våre nye medarbeidere og hjelper dem å komme godt i gang og bidra så raskt som mulig, sier Leer.
Selskapet gjennomfører også pulsmålinger; hyppige målinger av medarbeidernes engasjement. Hver medarbeider får et sett med spørsmål som de kan gi score og kommentarer på, og alt er anonymt. Slik får også lederne hyppige tilbakemeldinger på hvordan det går med deres team, og muligheten til å raskt iverksette endringer for å opprettholde et høyt engasjement.
Virtuelle kaffepauser og quiz i lunsjen
I konsulentselskapet Kantega er også forberedelsene godt i gang. Her er de opptatt av å få konsulentene raskt ut i oppdrag.
– Det er viktig for kundene slik at de får løst sine oppdrag og det er viktig for konsulenten å ha verdifulle oppgaver. Å gå uten oppdrag er ikke gøy. Vi er opptatt av at konsulenten skal ha det bra på jobb og at hun kommer raskt inn i det nye teamet, føler mestring og blir produktiv så fort som mulig. Derfor har vi laget noen retningslinjer basert på forskning og egne erfaringer, sier Siv Holen i Kantega.
Dette er den vanlige måten å jobbe sammen på i Kantega. Nå skjer alt fra hjemmekontor. Her er Espen Hjertø, Helge Olav Aarstein og Tom Kristian Olsen fra Kantega i før-koronisk tid. Foto: Geir Mogen
– Her vektlegges dialog med kunden om hvordan onboardingen bør skje. Det krever mer struktur og oppfølging enn før, og ikke minst involvering fra alle parter.
– Derfor er det viktig å være enige om hvem som gjør hva, slik at konsulenten blir inkludert og raskt kan bygge nettverk hos kunden. Folk møtes ikke ved kaffemaskinen lenger, og det har jo vært et sted hvor man kan stille spørsmål og fange opp det som skjer. Det er mye taus kunnskap i team, tips og triks som ikke er dokumentert, sier hun.
Holen tror at dette vil bidra til positive endringer også på sikt:
– Det vi gjør nå er med på at vi blir dyktigere på å ha god struktur på onboarding når dette er over, sier Holen.
Men koronasituasjonen kan også by på noen problemer. Det har blant annet vært vanskelig å få tak i datamaskiner fra kunder som bruker løsninger som krever jobbing og utvikling på deres maskiner. Det er også mange steder man må være fysisk på arbeidsplassen for å koble seg opp på enkelte systemer.
– Her må vi samarbeide og finne gode løsninger slik at konsulenten raskt kommer i gang.
Konsulentbedriften jobber med å få på plass en mentorordning og legger nå større vekt på å få til gode arenaer for nettverksbygging og jobbtrening i den virtuelle hverdagen. Konsulentene er vant til par-programmering og mener det er den beste måten å sette seg inn i et nytt prosjekt på og bli kjent med de andre i teamet. Spesielt nå som alle er på hjemmekontor. Det sosiale er også viktig og har prioritering i hverdagen, også nå.
– På mitt team har vi virtuelle kaffepauser hver dag klokken 10. Dette er viktige arenaer for de nye på teamet. I lunsjen kjører vi video-quiz på tvers i hele Kantega. Det er et artig prosjekt, som kanskje kan bidra til å demme opp litt av den sosiale kontakten vi nå mangler, sier Siv Holen i Kantega.
Følgende publiserte artikler er brukt som kilder i denne
