– Vaktmestrene sitter på en gullgruve

Digitaliseringen av bygg- og anleggsbransjen skyter fart. Moderne bygg er nemlig spekket med teknologi som både samler og gir fra seg viktige data som er nyttige for de som eier byggene. Og flere og flere funksjoner automatiseres, som for eksempel avlesing av vann- og energiforbruk.

Nå har et lite forskningsprosjekt i regi av Angvik Utvikling og SINTEF kastet et skråblikk på digitaliseringsbølgen i bransjen, med støtte fra Innovasjon Norge. Forskerne har både intervjuet eiere og forvaltere av fire store nybygg i privat og offentlig sektor. De har også vært flue på veggen hos vaktmesterne som har det daglige tilsynet med bygningene.

Det forskerne fant overrasket:

– Det vi ser er at mange vaktmestere sitter på en gullgruve av informasjon. Flere hadde selv utviklet sine egne små datasystemer for å ha oversikt og informasjon om byggene sine lett tilgjengelig. For dem var dette en rimelig, praktisk og velfungerende ordning, forteller forsker Tor Thorsrud Sporsem.

Men, de små, smarte systemene kan skape utilsiktet krøll: I dag investerer de fleste eierne av store nybygg i egne datasystemer. Dette er et viktig ledd i å effektivisere driften, og ha kontroll på alt fra vedlikeholdsbehov til nøkkelsystemer. Digitalisering kan være svært lønnsomt. Men dataløsningene som eierne investerte i,  ble lite brukt av vaktmesterne. Så hva er årsaken til at de datakyndige praktikerne valgte bort denne arbeidsoppgaven?

Ringpermens enestående status 

Forskerne mener at årsaken handler om den gode gamle og lett tilgjengelige ringpermen:

– Vi så eksempler på bruk av excel-lister, som blir et datasystem, men som ikke nødvendigvis er digitalt. Vi så også eksempler på at vaktmesteren har ringpermer hvor de samler den viktigste informasjonen. Men denne informasjonen finner ikke veien inn i datasystemet. Samtidig er ringpermen lett tilgjengelig, enkel å navigere i og kontinuerlig oppdatert av vaktmesteren.

Her er de digitale flatene i bruk. Foto fra feltforsøk. VIS MER

– Det kan nok hende at vaktmesteren ikke finner motivasjon til å bruke et sentralt datasystem når de kan lage egne små systemer som fungerer like godt for deres behov, sier Tor Thorsrud Sporsem i SINTEF.

Men fordelen med ringpermen blir en ulempe for de som skal forvalte bygningsmassen, sett fra et større perspektiv: Ledere får ikke tilgang på den viktigste informasjonen om sin egen drift. Informasjonen sitter fast i vaktmesterens eget system.

Men det kan bli dyrt å ikke digitalisere…

Ifølge forskerne kan det skape en ond sirkel: Når ledere ikke har den viktigste informasjonen, tar de svake og irrelevante beslutninger, som gjør at vaktmesteren mister respekten ytterligere og gidder ikke rapportere viktig informasjon eller overraskelser.

– Vi så eksempler på at et driftsbudsjett gikk flere millioner i underskudd fordi det oppstod noe “uforutsett”. Vaktmesterne tok dette “uforutsette” som den største selvfølge og hadde informasjon om at det kunne skjedd. Hadde ledere og planleggere hatt den infoen kunne de budsjettert annerledes og sluppet å forsvare høye vedlikeholdskostnader, forteller SINTEF-forskeren.

Så hva er løsningen?

Forskerne tror det finnes to løsninger på problemet for digitaliseringen. Den første handler om at disse datasystemene er laget for ledere som skal ta beslutninger basert på dataen, det er de som oppfattes som “brukeren” av systemet (det er også de som kjøper inn systemene, som gjør det fristende å tilpasse det til dem). Naturligvis er det det også deres behov som får utviklerens oppmerksomhet.

– Vi mener vaktmesterne må anerkjennes som “bruker og at deres behov får like høy prioritet. Slik kan vaktmesteren finne like mye nytte i datasystemet og dermed ikke trenge sine egenutviklede systemer lengre, forteller Tor Sporsem.

Den andre løsningen er å gi vaktmestere opplæring og trening i bruk av datasystemene. Forskerne fant at den tekniske implementeringen av slike datasystem får mye oppmerksomhet, men at vaktmesterne ofte står igjen alene til å lære seg å bruke det.

– Når man ikke får opplæring i et datasystem er det vanskelig å forstå hensikten med det og hvordan det kan være nyttig for en selv. I en travel hverdag blir det lett å nedprioritere arbeid man ikke ser nytten av, det er jo noe enhver leder ville ønske fra sin ansatte, sier Tor Sporsem og smiler lurt.

• Her kan du lese publikasjonen Invisible Data Curation Practices: A Case Study from Facility Management.