Pandemien ga støtet til historiens største kompetanseløft innenfor digitalt samarbeid i jobblivet. Det tar vi nå ut gevinsten av. I klartekst gjennom økt bruk av digitale møter og samarbeidsflater, pluss digital undervisning ved universitetene. Men i motsetning til hva mange tror, krever ikke dette mindre areal.
Digitalt samarbeid krever andre typer – og ofte større – areal enn det kontoransatte får i bygningene som reises nå.
Ikke minst passer fremtidens digitalt baserte arbeidsform dårlig til dagens hovedtrend for kontorbygg: aktivitetsbaserte arbeidsplasser med hovedvekt på åpne landskap.
Lager kontorbygg for fortiden
Ideen bak aktivitetsbaserte arbeidsplasser er forlokkende. Ansatte skal kunne velge arbeidsplass ut ifra oppgaven som skal gjøres og dermed bevege seg mellom ulike soner. Tanken er at aktivitetsbaserte rom skal fremme kommunikasjon, produktivitet og samarbeid.
Det er bare ett problem. Slik modellen settes ut i livet, krever den at de som skal samarbeide er på samme sted, og at digital samhandling kun er unntaket.
Men sånn er det ikke lenger. Følgen er at mens både arbeidsliv og universiteter samhandler mer og mer digitalt, så lager vi kontorbygg for fortiden.
Åpne landskap et paradoks
Fremtidens arbeidsliv vil ha to viktige kjennetegn:
- Et stort behov for samarbeid på tvers av fag, team, avdelinger og land.
- Mye samarbeid må skje digitalt, fordi det er effektivt, lønnsomt og i tillegg reduserer reiseaktivitet, noe som er sentralt for det grønne skiftet.
Dermed blir dagens satsing på aktivitetsbaserte arbeidsplasser med åpne landskap et paradoks. Det går ikke an å få til økt samarbeid på tvers ved å tilby ansatte åpne areal med noen få bøttekott (stillerom) som arbeidsplasser.
Stillhet, lys og ventilasjon
Jobbhverdagen i kunnskapsvirksomheter kjennetegnes av konsentrert skriving og problemløsning, samhandling i små team, digitale møter og koordinering. På universitetet er det i tillegg mye digital undervisning og veiledning.
Alle disse aktivitetene krever det samme av den fysiske arbeidsplassen: Stille omgivelser, lys og ventilasjon, god ergonomi, store skjermer og kamera, pult og et bord. Ingen av dem egner seg i åpne landskap.
Tvinges til å jobbe hjemmefra
Forskningen vår viser at folk vil ha en fysisk arbeidsplass der de kan bygge nettverk og styrke det sosiale. Men om de kun tilbys kombinasjonen åpne areal/små stillerom, tvinges de til å jobbe hjemmefra. Det vil i sin tur svekke den viktige spontane kommunikasjonen i arbeidsmiljøet.
Samtidig forventer ansatte fleksible ordninger for hjemmekontor. Derfor trengs løsninger som gir bedre utnyttelse av arealene. Fast enekontor til alle er ikke bærekraftig. Svaret ligger likevel ikke i åpne kontorlandskap.
Selv interne møter er digitale
Det mangler ikke på forskning med kritiske røster mot aktivitetsbaserte arbeidsplasser med åpne landskap. Disse har imidlertid ofte blitt møtt med at folk bruker arealene feil. Det er altså bygget som har fasiten for hvordan du skal løse oppgavene dine?
Et premiss for dette synet ser ut til å være at digitale møter er unntaket heller enn regelen. Men selv interne møter gjøres nå i stadig større grad digitalt. Og alle vet at zoom-møter i åpne landskap ikke fungerer. Mange arbeidsgivere holder likevel fast på konseptet, inkludert Staten.
Trondheims campus føyer seg inn i rekken
I Trondheim er Statsbygg i ferd med å bygge en splitter ny campus som ikke tar innover seg fremtidens arbeids- og undervisningsformer. Dette kan få store negative konsekvenser for studenter og ansatte ved NTNU.
Ifølge planene skal 80 prosent av de ansatte sitte på delingskontor eller i åpent landskap. Digitale møter, konsentrasjonsarbeid, samtale, veiledning og samarbeid – altså nærmest hele arbeidsdagen til vitenskapelig ansatte – skal skje på små “multirom” som ikke kan reserveres. Digital undervisning nevnes ikke med et ord.
Lederne glemmer det aller viktigste
Som forskere jobber vi med kunnskapsbedrifter. På våre reiser ser vi at de stilige sosiale sonene som ligner en kafé, stort sett er tomme. Det er for mye støy der, mens de små kottene er fulle. Mange jobber digitalt hjemmefra i stedet.
Moderne kunnskapsvirksomheter trenger en ny balanse mellom åpne fellesarealer og kontor. Det må være kontorplasser nok – for individuelt arbeid eller små team – til alle som er på jobb. Disse må selvfølgelig kunne bestilles på forhånd. Så kan sosiale soner komme som et nyttig tillegg.
Det store spørsmålet ledere nå stiller seg, er hvordan de kan få de ansatte tilbake på jobb. Både pisk (retningslinjer) og gulrot (sosiale aktiviteter) brukes. Men lederne glemmer det aller viktigste: å tilby arbeidsplasser som gjør det mulig for medarbeiderne å gjøre jobben sin.
Innlegget sto første gang i Dagens Næringsliv 1. mars 2023 og gjengis her med DNs tillatelse.
